Organizační část > Dokumentace a vyhodnocení povodně

Povodňová kniha je pracovní deník, který vedou povodňové orgány, další účastníci ochrany před povodněmi a subjekty, které mají tuto povinnost zakotvenou ve svých povodňových plánech. Zapisují se do ní zejména:

•doslovné znění přijatých zpráv s uvedením odesílatele, způsobu a doby převzetí,

•doslovné znění odeslaných zpráv s uvedením jejich pramene, způsobu a doby odeslání,

•datum a čas vyhlášení nebo odvolání stupňů povodňové aktivity,

•datum a čas převzetí řízení ochrany před povodněmi povodňovým orgánem vyššího stupně,

•datum a čas ukončení řízení ochrany před povodněmi povodňovým orgánem vyššího stupně,

•doslovné znění příkazů povodňového orgánu,

•popis provedených opatření,

•výsledky povodňových prohlídek.

Zápisy do Povodňové knihy provádějí jen osoby tím pověřené, které jsou povinny každý zápis podepsat. Zprávám se přiděluje Evidenční číslo (obdoba čísla jednacího) a uvádí se, kde a jak je zpráva založena.

Každá zpráva se zaznamenává následujícím způsobem:

a)přijaté zprávy

•datum, hodina,

•jméno osoby, organizace, která informaci podává,

•doslovné znění přijaté zprávy,

•způsob předání informace, případně její zpětné ověření,

•jméno člena povodňové komise, který zprávu přijal.

b)odeslané zprávy

•datum, hodina,

•jméno pracovníka, který informaci poskytl, popř. odeslal,

•doslovné znění odeslané informace – komu předána,

•způsob předání informace.

c)výsledky hlášení povodňových hlídek

•datum, hodina,

•jméno osoby, která hlídku provedla,

•výsledek zjištěný povodňovou hlídkou, záznam o výšce hladiny.

d)zprávy na CD, DVD a dalších medií

se evidují jako ostatní zprávy.

e)telefonické zprávy (fonogramy)

se zapisují do Záznamníku přijatých a odeslaných zpráv, také se mohou nahrát na diktafon a později přepsat buď ručně do Záznamníku přijatých a odeslaných zpráv nebo na počítači. Zprávě se přidělí evidenční číslo, které se napíše do pravého horního rohu zprávy, dále od koho byla přijata, kdy byla přijata, její zápis, komu, kdy a jakým způsobem předána.

f)zprávy v tištěné formě,

např. fax (z faxových zpráv se musí provést kopie na kopírce, pokud je fax vytištěn na termopapíru), nebo jiná písemnost, fotografie, mapy, kopie novinových článků apod., dostanou přidělené evidenční číslo ze Záznamníku přijatých a odeslaných zpráv (do Záznamníku se uvedou pouze údaje kdy a od koho zpráva přišla, komu a jak byla předán, dále stručný název zprávy a obsah), zpráva se tímto číslem označí a uloží do Desek pro ukládání dokumentů, jedná se o desky s rychlovazačem.

g)zprávy na jiných mediích

se evidují jako ostatní zprávy.