Organizační část > Dokumentace a vyhodnocení povodně

Povodňová kniha je pracovní deník, který vedou povodňové orgány, další účastníci ochrany před povodněmi a subjekty, které mají tuto povinnost zakotvenou ve svých povodňových plánech. Zapisují se do ní zejména:

•doslovné znění přijatých zpráv s uvedením odesílatele, způsobu a doby převzetí

•doslovné znění odeslaných zpráv s uvedením jejich pramene, způsobu a doby odeslání

•datum a čas vyhlášení nebo odvolání stupňů povodňové aktivity

•datum a čas převzetí řízení ochrany před povodněmi povodňovým orgánem vyššího stupně

•datum a čas ukončení řízení ochrany před povodněmi povodňovým orgánem vyššího stupně

•doslovné znění příkazů povodňového orgánu

•popis provedených opatření

•výsledky povodňových prohlídek

Zápisy do Povodňové knihy provádějí jen osoby tím pověřené – zapisovatelky, které jsou povinny každý zápis podepsat. Přehledný způsob jak zprávy o povodni zachytit a vyhodnotit je evidence zpráv v Záznamníku přijatých a odeslaných zpráv, kde jsou všechny zprávy zapsány. Zprávám se přiděluje Evidenční číslo (obdoba čísla jednacího) a uvádí se, kde a jak je zpráva založena.

Každá zpráva se zaznamenává následujícím způsobem:

•Telefonické zprávy (fonogramy) se zapisují do Záznamníku přijatých a odeslaných zpráv, také se mohou nahrát na diktafon a později přepsat buď ručně do Záznamníku přijatých a odeslaných zpráv nebo na počítači. Zprávě se přidělí evidenční číslo, které se napíše do pravého horního rohu zprávy, dále od koho byla přijata, kdy byla přijata, její zápis, komu, kdy a jakým způsobem předána.

•U zpráv, které jsou již v tištěné formě, např. fax (z faxových zpráv se musí provést kopie na kopírce, pokud je fax vytištěn na termopapíru), nebo jiná písemnost, fotografie, mapy, kopie novinových článků apod. se přidělí evidenční číslo ze Záznamníku přijatých a odeslaných zpráv (do Záznamníku se uvedou pouze údaje kdy a od koho zpráva přišla, komu a jak byla předán, dále stručný název zprávy a obsah), zpráva se tímto číslem označí a uloží do Desek pro ukládání dokumentů, jedná se o desky s rychlovazačem.

•Zprávy na CD, DVD a dalších medií se evidují jako ostatní zprávy.